Datenschutz-Vereinbarung

Download des folgenden Text als PDF

In Ausübung Deiner Tätigkeit als aktives GWÖ-Mitglied im Verband und/oder in einem GWÖ-Partnerverein mit ECG-Account kannst Du Kenntnis von personenbezogenen Daten erhalten – zum Beispiel von Vereinsmitgliedern, Spender*innen, Unterzeichner*innen und Interessent*innen sowie Mitarbeiter*innen von Organisationen jeder Rechtsform. Insbesondere kannst Du auch Kenntnis von Meinungen und evtl. politischen Haltungen, die datenschutzrechtlich besonders schützenwert sind, erhalten.

Du bist verpflichtet, den Datenschutz bei Deiner Tätigkeit für den Verband und/oder jeweiligen GWÖ-Partnerverein und die Bewegung zu beachten. Verstöße dagegen können je nach Schwere mit Geldbuße, Geldstrafe oder Freiheitsstrafe geahndet werden sowie private Schadenersatzansprüche begründen. Daneben können sie ggfs. auch arbeitsrechtlich geahndet werden.

Alle persönlichen Daten unterliegen dem gesetzlichen Datenschutz und sind sorgfältig und vertraulich von Dir zu behandeln. Auch die GWÖ-internen Unterlagen und Informationen, die Dir durch die Nutzung Deines ECG-Accounts zugänglich werden, sind sensibel zu behandeln. Darüber hinaus sind sie – sofern sie nicht ausdrücklich als öffentlich gekennzeichnet sind – nur GWÖ-intern zu verwenden.

Deine Pflichten in punkto Datenschutz sind insbesondere:

Du darfst persönliche Daten nur verarbeiten (also z.B. lesen, sortieren, als Adressen nutzen…), wenn dafür eine Rechtsgrundlage, z.B. für die Verwaltung im Rahmen der Mitgliedschaft oder zur Erfüllung einer Aufgabe als Aktive*r besteht.
Du darfst sie nur in dem Umfang und in der Weise verarbeiten, wie es zur Erfüllung der Dir übertragenen Aufgaben erforderlich ist. Eine anderweitige Verwendung der Daten, z.B. für eigene berufliche oder private Zwecke ist nicht zulässig.
Ein Teilen der Informationen mit anderen außerhalb dieser Zwecke ist nicht zulässig.
Besonders sensible Daten dürfen nur sehr eingeschränkt verarbeitet werden (z.B. Bankdaten, Informationen über die weltanschauliche oder sexuelle Orientierung). Hier gilt im Besonderen die Sorgfaltspflicht gegen unbefugte Offenlegung (also z.B. nicht das Speichern auf einer unverschlüsselten Festplatte) und das Verbot der Weitergabe.
Du bist verpflichtet, der Verbands- und/oder GWÖ-Partnervereinsleitung bzw. entsprechenden Gremien der Bewegung sämtliche Daten, die Du im Auftrag des Verbandes und/oder des jeweiligen GWÖ-Partnervereins und der Bewegung verarbeitest, jederzeit auf Verlangen zur Verfügung zu stellen.
Weitere Grundsätze, die Du beachten musst, werden in der Anlage erläutert, die dieser Erklärung beigeheftet ist. Du bist verpflichtet, die Anlage zu lesen und die genannten Vorschriften nach bestem Wissen zu beachten. Im Fall von Unklarheiten wende Dich bitte an den Vorstand. Die Verschwiegenheit erstreckt sich nicht auf solche Kenntnisse, die jedermann zugänglich sind.

Um die Vertraulichkeit sicher zu stellen, ergreife bitte folgende Massnahmen:

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Bearbeitung aller persönlichen Daten nach Möglichkeit in den von der GWÖ bereit gestellten Werkzeugen zu erfolgen hat, denn darin wird für Sicherheit seitens der ECG-IT Sorge getragen.
Das Herunterladen auf Deinen eigenen Rechner und das dortige Weiterverarbeiten in anderen Programmen, ist zu vermeiden. Falls es doch einmal nötig sein sollte, geht dadurch die Sicherheitsverantzwortung auf Dich persönlich über. Diese Daten müssen dann sicher verarbeitet werden, sodass sie vor Vernichtung, Verlust, unbeabsichtigter Veränderung und unbefugter Offenlegung geschützt sind. Dies gilt auch und besonders für Ausdrucke.
Du bist verpflichtet, die Zugangsdaten zur Einsicht und Eingabe der Daten über das Internet geheim zu halten. Eine Weitergabe dieser Daten ist nicht zulässig – auch nicht im Rahmen einer eventuellen Vertretung. Im Vertretungsfall ist eine Person zu suchen, für die ebenfalls ein ECG-Account mit entsprechender unterzeichneter Datenschutzerklärung besteht.

Bei Beendigung Deiner datenverarbeitenden Tätigkeit für den Verband und/oder jeweiligen GWÖ-Partnerverein und die Bewegung musst Du sämtliche personenbezogenen Daten, die Du im Rahmen dieser Tätigkeit zu diesem Zeitpunkt gespeichert hast, an den Verband und/oder jeweiligen GWÖ-Partnerverein bzw. die entsprechenden Gremien der Bewegung des Verbandes und/oder der jeweiligen GWÖ-Partnervereine zurückgeben. Dies gilt insbesondere auch für Funktions-/Gruppenpostfächer und entsprechende Ordner in der Datacloud, für die Du die Verantwortung hatttest. Sämtliche evtl. vorhandenen Kopien von allen Datenträgern, die in Deinem persönlichen Besitz sind, musst Du zuverlässig löschen Bestätige den erfolgten Löschvorgang gegenüber der/dem Datenschutz-Zuständigen in Deiner Organisationseinheit in dokumentierbarer Form.

Allgemeine Hinweise

Wir weisen explizit darauf hin, dass Dir die Ecogood-IT-Systeme zur Erfüllung Deiner Aufhaben innerhalb der Organisation zur Verfügung gestellt werden und nicht für primär private Daten gedacht sind.
Es versteht sich eigentlich von selbst, aber wir weisen explizit darauf hin, dass nur legale Daten in unseren Systemen erlaubt sind.
Deine sich ggfs. aus dem Arbeits- bzw. Dienstvertrag und der Arbeitsordnung ergebende allgemeine Geheimhaltungsverpflichtung und ähnliche gesetzliche Pflichten werden durch diese Erklärung nicht berührt.
Deine Verpflichtung zur Wahrung des Datenschutzes besteht auch nach der Beendigung Deiner Tätigkeit für den Verband und/oder jeweiligen GWÖ-Partnerverein bzw. die entsprechenden Gremien der Bewegung des Verbandes und/oder der jeweiligen GWÖ-Partnervereine fort. Bitte speichere diese Erklärung oder drucke Sie aus, damit Du Dir Deiner Pflichten jederzeit bewusst bist.

Du bestätigst mit der Zustimmung zu dieser Erklärung im Antrag, dass Du über die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz, die sich daraus für Dich ergeben, informiert worden bist und Dich mit den oben genannten Verpflichtungen einverstanden erklärst.

Hamburg, 4. June 2020

V 202006.1